อัปเดตเทรนด์การทำงานรูปแบบใหม่ Hot Desk การทำงานรูปแบบนี้มีประโยชน์ต่อองค์กรและบุคลากรอย่างไร ทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องให้ความสำคัญ มาเรียนรู้รูปแบบการทำงานยุคใหม่ที่จะช่วยให้ไอเดียการทำงานของคุณพุ่งฉิว ซึ่ง Hot Desk คืออะไร มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร ทำอย่างไรให้ Hot desk มีประสิทธิภาพไปดูกัน
Hot Desk คืออะไร
Hot Desk คือ รูปแบบการจัดสำนักงานที่เน้นโต๊ะทำงานส่วนกลางหรือ Open Space ทำให้การทำงานรูปแบบสำนักงานมีการรวมกลุ่มในการทำงานนอกเหนือจากในห้องประชุมมากขึ้น เพิ่มอิสระในการทำงานไม่จำกัดอยู่ที่มุมใดมุมเดิม โดย Hot Desk ก็จะมีจำนวนโต๊ะที่แตกต่างกันไปตามขนาดและรูปแบบขององค์กร
หลักการใช้งาน Hot Desk
หลักการการทำงานของ Hot Desk นั้น เน้นการใช้พื้นที่ร่วมกันของบุคลากรในองค์กร โดยที่ไม่ต้องคำนึงถึงตำแหน่ง หรือเนื้องาน บุคลากรสามารถเข้ามาใช้พื้นที่ตรงนี้เพื่อทำงานได้ ไม่จำกัดเวลาในการเข้าใช้ ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนมุมมองการทำงาน เพิ่มอิสระและความยืดหยุ่นในการทำงาน มีปลั๊กไฟ ที่เก็บของให้เพื่อเก็บสิ่งของส่วนตัวหรือเอกสารสำคัญบางอย่างด้วย
Hot Desk มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง
สำหรับประโยชน์ของ Hot Desk นั้น มีอยู่หลายข้อด้วยกัน คือ
1. เพิ่มการ Collaboration ในองค์กร
Hot Desk เป็นการเปิดอิสระให้กับพนักงาน ให้ไม่ต้องนั่งจำเจอยู่ที่โต๊ะตัวเอง หรือมุมทำงานเดิมๆ แต่เป็นเลือกการทำงานจากมุมไหนก็ได้ในออฟฟิศ สามารถทำงานร่วมกับหลายๆ แผนก ทำให้มีการทำความรู้จักกันมากขึ้น เพิ่มความรู้ให้กับบุคลากรเพราะจะเกิดการแลกเปลี่ยนมุมมองกันระหว่างตำแหน่ง
2. พื้นที่สำนักงานมีประสิทธิภาพมาก
การทำรูปแบบ Hot Desk นั้นจะช่วยเปลี่ยนที่ว่างให้เป็นพื้นที่ใช้สอยส่วนกลางมากขึ้น เปลี่ยนโต๊ะประจำตำแหน่งของบางแผนกให้เป็นพื้นที่ที่สามารถใช้สอยได้มากขึ้น ทำให้มีการจัดสรรพื้นที่ในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่มากนักในการทำสำนักงาน เป็นการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้อีกทางหนึ่ง
3. ส่งเสริม Productivity ของพนักงาน
การทำงานแบบ Hot Desk นั้นเป็นการสร้างประสบการณ์ในการทำงานให้กับพนักงานอย่างหนึ่ง พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่นั่งทำงาน ซึ่งในแต่ละวันก็จะแตกต่างกันไป บางวันอาจจะอยากได้ที่เงียบๆ บางวันอาจจะต้องการความคิดเห็นจากคนอื่น
ทำอย่างไรให้ Hot desk มีประสิทธิภาพ
การนำระบบ Hot Desk มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ ต้องมีการบริหารจัดการที่ดี เพื่อไม่ให้กลายเป็นความวุ่นวายและลดทอนประสิทธิภาพการทำงาน ดังนี้
จัดสรรพื้นที่ให้เหมาะกับการทำงาน
การออกแบบพื้นที่ Hot Desk ที่มีประสิทธิภาพต้องคำนึงถึงความหลากหลายของลักษณะงาน โดยควรมีพื้นที่หลายรูปแบบ เช่น พื้นที่เงียบสำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูง พื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันที่มีโต๊ะขนาดใหญ่ และพื้นที่ผ่อนคลายสำหรับการพักผ่อน
เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมใช้งาน
ทุกโต๊ะควรมีจุดเชื่อมต่อไฟฟ้าและอินเทอร์เน็ตที่เพียงพอ ทั้งปลั๊กไฟแบบมาตรฐานและ USB พร้อมระบบ Wi-Fi ความเร็วสูง ควรมีจอมอนิเตอร์ คีย์บอร์ด เมาส์ และที่ชาร์จโทรศัพท์มือถือไว้บริการ บางองค์กรอาจติดตั้งระบบจอแสดงผลแบบไร้สาย ช่วยให้เชื่อมต่ออุปกรณ์ได้รวดเร็ว
กำหนดกฎการใช้งาน Hot Desk
ควรมีกฎระเบียบที่ชัดเจนเพื่อให้การใช้พื้นที่ร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น เช่น นโยบาย "Clean Desk" ที่กำหนดให้เก็บของส่วนตัวและทำความสะอาดโต๊ะหลังใช้งาน การห้ามจับจองพื้นที่โดยไม่ได้ใช้งานจริง และการกำหนดระยะเวลาสูงสุดในการจองโต๊ะเดียวกันต่อเนื่อง
สรุปบทความ
และนี่คืออีกรูปแบบการจัดสำนักงานที่กำลังเป็นที่นิยมจากองค์กรในยุคนี้ Hot Desk คือการจัดพื้นที่การทำงานที่เน้นการใช้งานเป็นส่วนกลางมากกว่าเป็นโต๊ะประจำ ทำให้พนักงานมีอิสระในการเลือกที่นั่งทำงาน มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างพนักงานด้วยกันมากขึ้น ทำให้บุคลากรได้เรียนรู้กันมากขึ้นด้วย หลายองค์กรมีการเช่าออฟฟิศและทำออฟฟิศในรูปแบบนี้มากขึ้น ทำให้พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกแฮปปี้และผ่อนคลายในการทำงานมากกว่าการนั่งที่โต๊ะประจำเหมือนเมื่อก่อน